Bureaumanager

3 uur geleden

Hey jij daar — je hebt ons gevonden!
Wij zijn Thomas Architecten: een dynamisch, jong bureau in Den Bosch. We bouwen vooral aan scholen, kindcentra en maatschappelijke projecten. Met 17 collega’s (architecten, interieurarchitecten en modelleurs) werken we kort op de bal, met veel eigenaarschap en plezier.

We zoeken een bureaumanager: de spil van ons bureau. Jij zorgt dat alles op rolletjes loopt, ondersteunt de directie en bent het eerste gezicht voor collega’s en bezoekers. Een rol waarin je overzicht houdt, structuur aanbrengt en collega’s verder helpt. Hands-on, sociaal en altijd twee stappen vooruit.

Wat ga je doen?

Directie-support: notulen & actielijsten bijhouden bij MT/overleggen; ondersteuning van de directie.

HR-administratie: onboarding/offboarding, personeelsdossiers bijhouden, handboek opstellen en contact met de salarisadministratie.

Verlof, uren & verzuim: aanvragen verwerken, wekelijkse urencheck, bewaken van arbo- en UWV-lijnen.

Projectadministratie: projecten aanmaken, mappen en serverstructuur opzetten, archiveren.

Planning & agenda: lange termijn-planning, groeigesprekken, vergaderruimtes reserveren; events & catering organiseren.

CRM, acquisitie, marketing & tenders: CRM bijhouden, afspraken plannen, eerste check op TenderNed, offertes opmaken & contractbeheer, coördinatie van socials en website.

Finance (i.s.m. accountant): facturatie, debiteurenbeheer, inkomende facturen verwerken.

IT & faciliteiten: aanspreekpunt voor ICT (extern), licenties en updates coördineren, print/scanbeheer en archiefbeleid.

Kwaliteit & veiligheid: RI&E en BHV-planning, arbo-werkplekchecks en AVG-basisprocessen.

Office/front desk: telefoon aannemen en bezoekers gastvrij ontvangen – jij bent de host van ons bureau.

Exacte taken zijn verder samen vorm te geven in deze nieuwe functie binnen ons bureau

Zo kan je week eruitzien

Maandag – Weekstart bijwonen en actielijst bijwerken; urencontrole in Simplicate; agenda’s nalopen; eerste vragen uit het team oppakken.

Dinsdag – CRM opschonen & afspraken plannen; TenderNed-check en deadlines in agenda; offertes/contractregister bijwerken; voorraad kantoorartikelen checken.

Woensdag – Facturatie voorbereiden en inkomende facturen verwerken; debiteurenlijst nalopen; socials/website bijwerken; archiveren afgeronde dossiers.

Donderdag – HR-moment: onboarding/offboarding of contractwijzigingen; planning van events/teamuitjes; overleg met ICT of arbodienst.

Vrijdag – Uren en verlof nalopen; archief opschonen; bezoekers ontvangen; voorbereiding notulen/actielijst voor volgende week.

Natuurlijk schuift dit als de praktijk daarom vraagt. Ook de weekindeling en het aantal dagen is bespreekbaar. Een werkweek van dagelijks 9.00 – 15.00 uur behoort bijvoorbeeld ook tot de mogelijkheden.

Jij bent

HBO-niveau of vergelijkbaar

3–5 jaar ervaring in office-/projectadministratie, HR of managementsupport

Hands-on, zelfredzaam en proactief

Sociaal en prettig in de omgang

Houdt van orde & overzicht; nauwkeurig en discreet

Digitaal vaardig (MS 365 of vergelijkbaar)

Aanwezig op kantoor (je vindt het leuk om er te zijn en het verschil te maken)

Mooi meegenomen

Ervaring met Simplicate en/of Exact Online (leren kan ook bij ons)

Ervaring op een architecten-/bouw-/ontwerpbureau

Ervaring met CRM/tenders/offertes

HR-achtergrond of -affiniteit

Praktisch

• Standplaats: Den Bosch
• Omvang: 0,7–1,0 fte; verdeling uren/dagen in overleg

Wat je krijgt

Salaris: € 3.200 – € 3.800 bruto per maand (fulltime, o.b.v. ervaring; conform CAO Architectenbureaus)

30 vakantiedagen o.b.v. fulltime

Pensioen via Pensioenfonds voor de Architectenbureaus

Reiskostenvergoeding

Opleidingsbudget en ruimte om te groeien

Gezamenlijke lunch, borrels en team-uitjes

Een fijne werkplek en de tools om je werk goed te doen

Hoe je solliciteert

Stuur je CV + korte motivatie naar thomas@thomasarchitecten.nl. We proberen binnen 5 dagen te reageren. De procedure: 1e gesprek (kennismaking), eventueel een meeloopmoment, daarna een 2e gesprek. Startdatum: zo snel mogelijk (in overleg).

Solliciteren tot 1 november 2025

Noot:
Twijfel je of je 100% past? Reageer vooral — we leren je graag kennen en vinden motivatie belangrijker dan een perfect lijstje vinkjes. Klinkt dit als jouw volgende stap? Laat van je horen en vertel kort waarom jij onze nieuwe Bureaumanager bent.