Interview BNA-jurist: veel klachten over aanbestedingen, ook stip op de horizon

Veel klachten over aanbestedingen, ook een stip op de horizon

Interview met Michel Geertse, jurist bij de BNA

In coronajaar 2020 ontvangt BNA-jurist Michel Geertse opvallend veel klachten van architecten over aanbestedingen. Bottleneck zijn vooral de hoge tenderkosten en de disproportionele voorwaarden die opdrachtgevers stellen. Aan de andere kant mogen architecten zich ook soms ook alerter opstellen, vindt Geertse. “Je wilt niet weten hoeveel architecten ik aan de lijn heb gehad die in de volgende ronde pas ontdekken wat de voorwaarden zijn”, zegt hij in een gesprek met Architectenweb.

Ruim veertig keer heeft Geertse dit jaar vragen gesteld of een klacht ingediend over aanbestedingen. Ja, dat zijn er beduidend meer dan in voorgaande jaren, beaamt de jurist. “Ik weet niet of het komt of architecten mij nu meer benaderen of dat de voorbereiding voor aanbestedingen bij opdrachtgevers verstoord wordt door de coronacrisis, maar ik zie de laatste tijd wel rare dingen voorbijkomen. Aan de andere kant is het ook van alle tijden. Je hebt welwillende opdrachtgevers die goede aanbestedingen uitschrijven en minder welwillende opdrachtgevers die voor een dubbeltje op de eerste rij proberen te zitten. En er is ook nog altijd de schooldirecteur die een keer in zijn leven een aanbesteding in elkaar knutselt en niet eens weet dat er zoiets bestaat als een Gids Proportionaliteit.”

Geertse zou een boek kunnen schrijven over de uitwassen die hij tegenkomt bij aanbestedingen, tot opdrachtgevers aan toe die vragen om ontwerpervaring met gebouwen die op exact driehonderd meter van een winkelcentrum staan. “Ook heb je gemeenten die een architect willen die specifiek kantoren heeft ontworpen voor de overheid. Dan vraag ik dat soort partijen: wat is dan het bouwkundige verschil met een regulier kantoor?”, grinnikt Geertse. Ridicule specificaties vormen echter niet het voornaamste pijnpunt bij aanbestedingen. Dat zijn hoge tenderkosten, krappe honoraria en andere methoden waarmee de architect financieel wordt uitgeknepen.

Volledig schetsontwerp
Een exemplarische actuele casus is de Capellen Campus, een 10.000 vierkante meter grote nieuwbouw voor een middelbare school in Zwolle. Om te beginnen moesten architecten bij deze aanbesteding een voll

"Bij de aanbesteding voor de Capellen Campus stond ik uiteindelijk in mijn hemd met mijn klacht"

edig schetsontwerp aanleveren bij hun inschrijving. “Tegen een tegemoetkoming in de tenderkosten van vijfduizend euro, terwijl de daadwerkelijke ontwerpkosten 25.000 tot 40.000 euro bedragen”, vertelt Geertse. “Nog schunniger vond ik het ‘honorariumplafond’ van 575.000 euro voor een volledige ontwerpopdracht. Nu is dit voor een architect alleen al een krappe vergoeding, maar de constructeur en landschapsontwerper moesten er ook nog van betaald worden. Dat slaat helemaal nergens op, daar loop je als architect financieel op leeg.”

Nadat Geertse was gaan klagen, stelde de opdrachtgever voor het honorariumplafond met 125.000 euro te verhogen. “Die ruimte in het budget bestond dus blijkbaar wel. Maar dan moesten de architecten wel de lage tenderkostenvergoeding accepteren. Het aanbod werd vrijdagmiddag per mail verstuurd. Bureaus moesten uiterlijk maandagochtend 10 uur allemaal onvoorwaardelijk instemmen, anders zou de aanbesteding ongewijzigd voortgezet worden. Niet alle bureaus hebben dat aanbod geaccepteerd, dus is er niets veranderd. Uiteindelijk hebben drie bureaus toch ingeschreven met een aanbieding onder het honorariumplafond, waardoor ik in mijn hemd stond met de klacht. De opdrachtgever kon nu zeggen: hoezo is het honorariumplafond te laag? We hebben drie geldige inschrijvingen ontvangen! Architecten mogen het zichzelf dus ook aanrekenen.”

Winnend ontwerp van Schmidt Hammer Lassen vvoor het Huis van Stad en Regio in Dordrecht (beeld: Schmidt Hammer Lassen)

Aanbestedingen die volgens Geertse bijzonder veel klachten hebben opgeleverd, zijn de eerder dit jaar afgeronde ontwerpprijsvraag voor het Huis van Stad en Regio in Dordrecht en de nu lopende zoektocht naar een integraal ontwerpteam voor het Huis van de Stad in Amersfoort. Hoewel beide procedures qua opzet verschillen, delen ze enkele opvallende kenmerken. Zo springen direct de absurd hoge voorwaarden ten aanzien van verzekeringen en aansprakelijkheid in het oog. Van de gemeente Dordrecht moesten de architecten zich vooraf verzekeren voor vijf miljoen euro per schadegeval, terwijl de aard en omvang van de opdracht na de prijsvraag nog onduidelijk was. Voor het nieuwe stadhuis van Amersfoort geldt een contractuele aansprakelijkheid van ruim tien miljoen per gebeurtenis. “Dat zijn gigantische afwijkingen van de DNR-voorwaarden, waarin de aansprakelijkheid is beperkt tot een keer het honorarium met een maximaal bedrag van een miljoen euro of driemaal het honorarium met een plafondbedrag van 2,5 miljoen euro. Voor de totale opdracht, welteverstaan”, zegt Geertse.

AD: Bouwwereld woest op Amersfoort vanwege ‘onmogelijke eisen’ voor nieuw stadhuis

Open Oproep
In het geval van Dordrecht was de buitenproportionele verzekeringseis des te wranger omdat deze procedure was opgezet als een Open Oproep. Dit type prijsvraag is juist geïntroduceerd om jonge architecten meer kans op een grote opdracht te bieden. “Die vielen nu natuurlijk meteen af, maar ook de grote bureaus gaven aan dat het erg lastig werd met die verzekeringseis. Als je ermee naar een verzekeraar stapt, wil die weten wat voor honorarium en risicoprofiel aan zo’n opdracht vastzit. Maar bij een prijsvraag waarbij de gemeente slechts de intentie heeft uitgesproken om het winnend ontwerp te realiseren, is dat dus - nog - niet duidelijk”, vertelt Geertse.

En dan vroeg de gemeente Dordrecht ook nog eens om een visie op de opgave in de selectiefase, moesten de architecten hun referentieprojecten voorzien van een hele specifieke tevredenheidsverklaring van de betreffende opdrachtgever (in plaats van een gebruikelijke, algemene tevredenheidsverklaring) en dienden de winnaar van de prijsvraag en de runner-up bij voorbaat afstand doen van de auteursrechten op hun inzending. De gemeente Amersfoort stelde verder (onder meer) specifieke eisen aan het duurzaamheidslabel waarmee de ontwerpteams ervaring moesten hebben en ze beperkte het ‘derdenberoep’, wat er op neerkomt dat partijen zich slechts mogen aansluiten bij een van de teams die willen meedingen naar de opdracht. En dat is juist weer een probleem als er aan een specifiek duurzaamheidslabel moet worden voldaan. Zoveel adviseurs met gerichte kennis van bijvoorbeeld de WELL-certificering bestaan er niet.

Bezwaren
Als Geertse wordt geattendeerd op problemen bij aanbestedingen en hij constateert inderdaad dat er sprake is van onredelijke voorwaarden of eisen die in strijd zijn met de wet, maakt hij de bezwaren kenbaar bij de aanbesteder. Hij stelt dan vragen over de nota van inlichtingen, al dan niet gevolgd door een klacht bij de aanbesteder. Als de bezwaren niet opgelost worden, kan de jurist namens de BNA een klacht indienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. Deze brengt een advies uit waarin gesteld wordt of de klacht gegrond is. Gegronde klachten leiden niet zonder meer tot aanpassing van de aanbesteding. Aanbesteders zijn namelijk niet verplicht zo’n advies op te volgen. “Het grote probleem is dat een klacht geen opschortende werking heeft. De aanbesteding dendert gewoon door. Aanbesteders zijn veelal niet bereid om het advies van de commissie af te wachten, waardoor diens advies meestal mosterd na de maaltijd is. De enige manier om te voorkomen dat je de opdracht misloopt is direct een kort geding aanspannen bij de voorzieningenrechter”, vertelt Geertse. “Dat is bepaald geen laagdrempelige rechtsbescherming. De drempel om een kort geding te starten ligt juist erg hóóg voor de meeste bureaus.”

Er zijn steeds meer opdrachtgevers die wel adequaat reageren op vragen of een klacht. Zo paste de gemeente Groningen haar aanbesteding voor de herontwikkeling van het bouwblok naast het Forum aan en deden de gemeenten Oosterhout en Utrecht hetzelfde bij hun aanbestedingen voor respectievelijk een nieuw gemeentehuis en een depot voor kunstcollecties van onder meer het Centraal Museum. Toch komt Geertse nog altijd net zo vaak aanbestedende partijen tegen die zich weinig gelegen laten liggen aan zijn klachten en het belang van de architect. En die kunnen dan vaak wijzen op een disclaimer die al was opgenomen in de aankondiging.

“De standaardformulering luidt: middels aanmelding gaat u onvoorwaardelijk akkoord met de voorwaarden in de leidraad en de nota van inlichtingen. Na aanmelding klagen of procederen heeft dan geen zin. Je moet je klacht dus voor de deadline kenbaar maken. Als de aanbesteder je klacht niet voor de deadline wil of kan afhandelen, is direct een kort geding aanspannen de enige optie als je rechtszekerheid zoekt. Anders ben je te laat”, aldus Geertse.

De gemeente Groningen wijzigde na tussenkomst van de BNA de aanbesteding voor de herontwikkeling van het bouwblok naast het Forum (beeld: gemeente Groningen)

Goed nieuws
De BNA-medewerker heeft ook goed nieuws: in de nabije toekomst wordt de rechtsbescherming van deelnemers aan aanbestedingen verbeterd. Staatssecretaris Mona Keijzer van Economische Zaken heeft veranderingen op dat gebied aangekondigd in Kamerbrieven. Brancheorganisaties, waaronder de BNA, hebben daar intensief voor gelobbyd. “Er is met name oog voor de verbetering van de klachtafhandeling. Aanbesteders worden verplicht om een klachtenmeldpunt in ter stellen. Tijdig ingediende klachten moeten door het klachtenloket afgehandeld worden voor de aanmeldings- of inschrijvingsdatum en aanbesteders dienen het advies van het loket in principe opvolgen. Gebeurt dat niet, dan is er de Commissie van Aanbestedingsexperts als stok achter de deur. Een klacht bij de commissie krijgt opschortende werking en een advies kan niet langer ongemotiveerd terzijde gelegd worden. Om dit te bewerkstelligen, is een aanpassing van de Aanbestedingswet noodzakelijk. Het voorstel wordt begin volgend jaar naar de Tweede Kamer gestuurd”, zegt Geertse. Hij verwacht dat de aanpassing van de Aanbestedingswet in 2022 zijn beslag zal krijgen.

Staatssecretaris informeert Tweede Kamer over Beter Aanbesteden en versterken rechtsbescherming bij aanbesteden

Los daarvan pleit Geertse - zoals hij al jaren doet - voor professionalisering bij aanbestedingen, zowel bij opdrachtgevers als architecten. “Die professionalisering verloopt erg traag. Opdrachtgevers zie je bijvoorbeeld nauwelijks marktconsultatie verrichten, waardoor ze geen enkel idee hebben wat er de afgelopen jaren is ontworpen en gebouwd in hun segment. Ze formuleren een opdracht op basis van wat ze zelf willen en zo krijg je dat er soms bizarre eisen worden gesteld aan architecten. Verder heb je onder de bureaus die namens een opdrachtgever aanbestedingen organiseren zeer professionele partijen die prima weten hoe je een goede architectenselectie in elkaar zet, maar er lopen ook cowboys rond die daar geen kaas van gegeten hebben. Ik heb het over bureaus die op maandag een aanbesteding uitschrijven voor de schoonmaak, op dinsdag een voor bestrating en op woensdag ook nog even een architectenselectie erbij doen.”

Andersom mogen veel architecten zich ook wel beter verdiepen in een aanbesteding voordat ze zich inschrijven, meent Geertse. “Sommige bureaus hebben die kant van het vak geprofessionaliseerd en zijn helemaal ingericht op aanbestedingen, maar je wilt niet weten hoe vaak ik een architect aan de telefoon heb gehad die is geselecteerd voor een volgende ronde en er dan pas achter komt wat voor voorwaarden er aan de aanbesteding zitten. Ik word zelfs gebeld door architecten die eerder nog vol trots een gewonnen aanbesteding op Architectenweb hebben gepubliceerd en vervolgens financieel leeglopen op het project. Dit soort architecten laten zich puur verleiden door de aanlokkelijkheid van een ontwerpopdracht, zonder na te denken over de haken en ogen.”