10 tips voor het ontwerpen van een bijzonder kantoor
De grote IT-reuzen staan vaak bekend om hun hippe kantoor. We kennen inmiddels wel de voorbeelden van het gebruik van glijbanen, hangmatten, klimmuren en schommels. Microsoft België heeft voor zijn kantoor op Brussels Airport voor een geheel andere insteek gekozen. Het heeft 10 maatregelen genomen om tot een bijzondere en onderscheidend werkomgeving te komen.
Wie het kantoorpand van Microsoft op de Belgische luchthaven betreedt, kan genieten van een adembenemend uitzicht. Maar het gebouw biedt veel meer. Zoals talloze mogelijkheden om zo goed mogelijk samen te werken aan software- en hardwareoplossingen voor de toekomst. De inrichting is niet alleen gericht op het verbeteren van de productiviteit van medewerkers, maar ook op hun welzijn. Het resultaat: lagere ziektekosten, makkelijker werven van personeel, en minder verloop van medewerkers. Om dit welzijn te bevorderen, zette de IT-reus allerlei middelen in. Zoals speciale tapijttegels en luxe vinyltegels van Interface, en kunstwerken die de binding met de streek benadrukken.
Om dit originele kantoorpand te realiseren en de binding met de regio te verduidelijken, heeft Microsoft de volgende 10 ingrediënten ingezet:
1. Focus op flexibele samenwerking
De medewerkers werkten voorheen altijd in teams. Dat concept heeft Microsoft laten varen. Inmiddels is de kantoorverdieping dusdanig ingericht dat medewerkers vanaf vrijwel iedere werkplek hun werk goed kunnen uitvoeren. Om zoveel mogelijk flexibiliteit te creëren in het pand, zijn er werkruimtes ingericht die samenwerking en onderlinge communicatie zo goed als vanzelfsprekend maken.
Het is niet mogelijk om de kleine overlegruimtes van tevoren te reserveren. Werknemers kunnen ter plekke zoeken naar een ruimte. Omdat er niets van tevoren hoeft te worden gepland, is er veel meer ruimte voor spontane samenwerking.
“In een week tijd kunnen circa 130 medewerkers terecht op onze kantoorverdieping. Je collega’s zitten daarmee altijd dichtbij”, zegt Valérie Pierre, Devices Enterprise Sales Director WE en COO bij Microsoft België, en verantwoordelijk voor het begeleiden van het inrichtingsproject. “Hiermee maken we samenwerking makkelijker. Bovendien stimuleren we dat door collega's heel veel verschillende werkplekken en vergaderruimtes te bieden. Daarmee geven we talloze mogelijkheden om elkaar zoveel mogelijk te ontmoeten.”
2. Plaats co-creatie centraal
Microsoft hecht veel waarde aan een goede relatie en innige samenwerking met partners. Voor die partners staat een hele verdieping van het gebouw naast de luchthaven in Brussel ter beschikking, met vergaderzalen en een luxueuze pantry. Microsoft stimuleert hen hier hun eigen klanten te ontvangen. Op deze verdieping, waar ook het Microsoft Technology Centre is ingericht, krijgen klanten een glimp in de toekomst, met de nieuwste IT-oplossingen van Microsoft. Deze gastvrijheid werkt: elke dag bezoeken zo’n honderd partners en klanten het gebouw.
Omdat nauwe samenwerking met partners cruciaal is voor Microsoft, is ook voor hen een verdieping gerealiseerd. Deze verdieping bevat onder meer meerdere vergaderzalen en een luxe pantry, zodat partners hier zelf ook met hun eigen klanten kunnen afspreken. Dankzij het Microsoft Technology Centre kunnen ze klanten de allernieuwste IT-oplossingen van Microsoft laten zien, zodat ze kunnen ervaren hoe de toekomst eruit komt te zien.
Microsoft gaat nog een stap verder voor partners. Ze krijgen de kans om zelfs een eigen ruimte in te richten waarin ook de oplossingen van partners kunnen worden getoond. Om een voorbeeld te geven: IT-bedrijf Cronos heeft de woonkamer van de toekomst ingericht. Met dit soort mogelijkheden laat Microsoft zien hoe technologie, kunstmatige intelligentie en de vindingrijkheid van mensen resulteren in innovaties.
3. Kantoortuin nieuwe stijl
De 42 vergaderruimtes en 110 samenwerkplekken op de etage zijn in het midden van de ruimte gesitueerd. Hierdoor ontstaan gangpaden die soms smaller toelopen, met natuurlijke, kleinere tussenruimten als resultaat. Geluidgeïsoleerde telefoonboxen maken het voor werknemers mogelijk om te bellen zonder dat ze daarbij collega’s storen. Alle functies zijn op alle plekken direct bruikbaar, zodat er snel en efficiënt kan worden samengewerkt.
De onderdelen van de ruimte zijn zonder uitzondering ingericht met oog voor detail, van verlichting die natuurlijk aandoet tot de bij de vergaderruimte aanwezige kapstokken die uit één organisch geheel met de wand bestaan. Het ontwerp van de tapijttegels, geleverd door Interface, refereert aan een zandstrand. Samen zorgen al deze aandachtspunten ervoor dat de kantoortuin in geen enkel opzicht een ‘standaard-kantoortuin’ lijkt.
4. Optimale service
De manier waarop de balie voor de afdeling facilitair en IT is geplaatst laat zien dat er sprake is van een hoog serviceniveau voor de medewerkers. Bij veel ondernemingen is deze balie uit het zicht geplaatst, maar hier is er bewust voor gekozen om deze cruciale afdelingen een centrale, open positie te geven.
Eigenlijk is het vanzelfsprekend dat in de pantry goede koffie en vers fruit worden aangeboden. Bovendien heeft de pantry een duurzame LVT-vloer die gemakkelijk is te onderhouden. Deze vloer loopt naadloos over in de tapijttegels, zodat een en ander niet ten koste gaat van de uitstraling.
In de hele ruimte heerst een optimale akoestiek. De temperatuur en verlichting zijn individueel in te stellen, en rond de bureaus heerst een serene sfeer. Bij het ontwerp van de binneninrichting waren de akoestiek en verlichting zelfs centrale aspecten. “In een kantoor moet rust heersten”, stelt Irina Vassileva, architect bij PROCOS Group. “Mede daarom hebben we voor tapijt gekozen. Maar tapijt draagt ook bij aan het welzijn van de kantoorgebruikers; het is een belangrijk element voor de manier waarop de ruimte wordt ervaren.”
Volgens Pierre is binnen het bestuur zelfs gediscussieerd over het tapijt. “In eerste instantie hadden sommige bestuursleden een voorkeur voor een houten vloer. Uiteindelijk is toch gekozen voor een tapijt van Interface, omdat het meer uitstraling biedt en bijdraagt aan goede akoestiek. Bovendien biedt het tal van opties met betrekking tot design.”
Uiteindelijk bleek de keuze voor tapijttegels goed uit te pakken. “Er zijn verschillende tapijten gebruikt”, vertelt Vassileva. “Zo hebben de kleine vergaderzalen tapijt met een pixelpatroon dat refereert aan het pointillisme. De ontvangstruimte is voorzien van tapijttegels die verwijzen naar de verbindingen op printplaten. Zulke subtiele referenties worden mogelijk gemaakt door het kwaliteitsniveau van deze tapijten. Het is een keuze waar iedereen erg tevreden op terugkijkt.”
5. Duurzaamheid als speerpunt
Het spreekt eigenlijk voor zich dat duurzaamheid een centraal aspect in het interieurontwerp is. Zo wordt door sensoren gemonitord of er personen aanwezig zijn, wat de temperatuur is en of de verlichting is ingeschakeld. Voor zover nodig schakelen ze de verwarming en verlichting uit. En ook het Steelcase-meubilair en de vloeren van Interface sluiten aan bij de hoogste standaarden op het vlak van duurzaamheid. Zowel bij Steelcase als Interface staat de reductie van CO2 -emissies, minder materiaal- en grondstoffengebruik, en recycling van materiaal centraal.
“Ook met betrekking tot waterverbruik, de wijze van afvalverwerking, en de geselecteerde koffie speelde duurzaamheid een grote rol”, aldus Pierre. “Bovendien stimuleren we het personeel om wekelijks twee dagen thuis te werken, om woon/werk-verkeer te beperken.”
6. Toepassing van biophilic design
Overal in het gebouw is biophilic design toegepast, een ontwerpfilosofie die sterk refereert aan de natuur. Zo zijn overal natuurlijke materialen gebruikt, waarbij hout in uiteenlopende kleurstellingen en vormen een belangrijke rol speelt. Daarnaast komen op biophilic design gestoelde ontwerpkeuzes tot uiting door de aanwezigheid van planten, wandbrede posters met natuurlijke elementen, en kleurschakeringen die aan de natuur refereren. Zo is gekozen voor tapijt in zandkleur.
Een centrale plaats hierbij neemt de Ginko-boom in. Deze boom was al bekend in de prehistorie en komt nog steeds voor. Het is geen toeval dat voor ‘natuur’ als thema werd gekozen. Uit allerlei onderzoeken blijkt dat uitzicht op natuurlijk elementen en het ervaren van een groene omgeving positieve invloed heeft op de productiviteit en het welbevinden van personeel.
7. Inzet van gelaagde realiteit
Medewerkers hebben een app die in realtime aangeeft waar lege werkplekken zijn, waar collega’s zitten, en of er vergaderruimten beschikbaar zijn. Mocht een medewerker behoefte hebben zich even ‘af te sluiten’, dan kan hij of zij de functie deactiveren. De app heeft echter nog meer functies. Hij is voorzien van een wegwijzer en kan worden gebruikt om de verlichting en temperatuur voor de eigen werkplek in te stellen.
Door deze combinatie van data, realiteit en de toepassing van de eerder genoemde sensoren voor temperatuur, licht en detectie van aanwezige personen, wordt een werkplek optimaal afgestemd op de wensen van de individuele medewerker.
Microsoft wil bepaalde kernwaarden uitstralen. Daar is bij het ontwerp van het gebouw rekening mee gehouden.
8. Onderschrijven van kernwaarden
Microsoft wil bepaalde kernwaarden uitstralen. Daar is bij het ontwerp van het gebouw rekening mee gehouden. Een voorbeeld van zo’n kernwaarde is ‘openheid’. Aan de strandzijde van het gebouw draagt de open werkruimte met uitzicht op het vliegveld deze waarde uit.
“Het lijkt logisch om die ruimte te gebruiken als kantoorruimte of vergaderzaal voor de bedrijfsleiding”, legt Vassileva uit. “Maar wij hebben een andere keuze gemaakt door de ruimte open te stellen voor alle werknemers. Daardoor reflecteert hij de openheid waar Microsoft voor staat. Alle personeelsleden ervaren dat ook op die manier.”
9. Referenties aan cultureel erfgoed
In het gebouw wordt subtiel verwezen naar de lokale Belgische cultuur, onder andere door het gebruik van specifieke kleuren. Daarbij gaat het om erfgoed van zowel steden als buitengebied, van de Noordzeekust tot de Ardennen. Door deze referenties heeft het gebouw een kenmerkende Belgische uitstraling.
“Op sommige plaatsen is ook design van Belgische ontwerpers gebruikt”, aldus Vassileva. “Natuurlijk heeft Microsoft zijn eigen bedrijfsstijl. Maar over de hele wereld hebben alle kantoren toch ieder een eigen sfeer. Als je daarbij voor aansluiting bij de streekcultuur zorgt, draagt dat bij aan het welzijn van medewerkers.”
Op een aantal plaatsen verwijst de architectuur van het gebouw naar Art Nouveau. Deze cultuurstroming kwam eind 19e eeuw op in de Belgische hoofdstad. Referenties aan Art Nouveau zijn onder andere zichtbaar in de toepassing van staal en de keuze voor natuurlijke bestanddelen. De indeling van de kleine vergaderruimten is ook op de uitgangspunten van Art Nouveau gebaseerd.
Deze ruimten zijn, net als de werkplekken in de kantoortuin, zo geplaatst dat ze optimaal profiteren van lichtinval. Dit werkt sfeerverhogend.
Ten slotte komt de Belgische cultuur ook terug in afbeeldingen op de kantoormuren. De helft van deze beelden refereert naar de Ardennen, en de andere helft verwijst naar de Belgische kust. Maar de afbeeldingen zijn ook een verwijzing naar de kernwaarden waar Microsoft voor staat. Een van die kernwaarden is bijvoorbeeld de ‘zoektocht’ die een centrale plaats inneemt in de bedrijfsstrategie en bij medewerkers. Samen zoeken ze naar oplossingen voor vraagstukken en werken ze aan toekomstgerichte producten.
‘Iedereen bij Microsoft houdt zich bezig met een zoektocht. Op welke manier geven we vorm aan de toekomst? Die vraag komt ook terug in de afbeeldingen in de kantoorruimten.’
10. Respect voor wat er is
Bij een groot aantal ontwerpbeslissingen is uitgegaan van bestaande aspecten van het gebouw. Zo hebben de architecten gebruikgemaakt van de Noord/Zuid-richting van het gebouw, het zicht op de omgeving, de luchtcirculatie en de inval van daglicht. “Een gebouw kan nooit volledig vanaf de basis worden ontworpen”, stelt Vassileva tot slot. “Het gebouw zelf is bepalend voor een aanzienlijke deel van de inrichting.”
Hipsters en Virtual Reality
De verhuizing had grote impact voor alle medewerkers van Microsoft, maar ook voor de top van het bedrijf. Alle vaste werkplekken zijn immers verdwenen. Om draagvlak voor de nieuwe situatie te realiseren, zette het bedrijf een campagne op onder de naam ‘House of Dreams’. Bij deze campagne waren hoofdrollen weggelegd voor hipsters. Verschillende kanalen, waaronder Yammer en SharePoint werden gebruikt voor communicatie rond het project. Toen het nieuwe kantoor werd ontworpen, heeft Microsoft in samenwerking met enkele partners een Virtual Reality-versie ervan ontwikkeld. Met behulp van een Microsoft HoLoLens maakte deze vr-versie het mogelijk om het nieuwe kantoor alvast virtueel te bezoeken.