Stadskantoor Alkmaar
12 augustus 2018
Alkmaar als meest innovatieve 100.000+ Gemeente
De gemeente Alkmaar (Nederland) heeft een gewaagd doel. Zij wil in 2021 de meest innovatieve 100.000+ gemeente worden van Nederland. Innovatief op het gebied van dienstverlening en in de wijze van onderlinge samenwerking. Hiervoor is een organisatie ontwikkelplan opgesteld. Samen met een verandering van het organisatiemodel wordt het aanpassen van de eigen huisvesting als een cruciaal middel genoemd om deze doelstelling te behalen. De werkwijze verschuift van afdelingen met vaste teams en een eigen vastomlijnd takenpakket naar een organisatie met steeds wisselende teams op basis van competenties en eigen verantwoordelijkheden. De ambtenaar die zijn verantwoordelijkheid kan en mag nemen, die optimaal samenwerkt met collega’s en partners, die naar de burger, buurtcentra en ondernemers toegaat. Waarbij output telt en niet aanwezigheid op kantoor. In het geval van de huisvesting stelde het ontwikkelplan: “Het creëren van een flexibele, duurzame werkomgeving, die een efficiënte en effectieve manier van werken stimuleert en die uiting geeft aan de identiteit van de organisatie en deze ook versterkt”.
De medewerkers van de gemeente Alkmaar waren tot voor kort werkzaam op een vijftal locaties verspreid over de stad. Met een ingrijpende verbouwing van de volledige back-office van het stadskantoor aan het Mallegatsplein zitten zij nu allen op dezelfde locatie. Van hieruit bedienen zij de regio Alkmaar, Schermer en Graft – De Rijp.
Keuzes maken
Anderhalf jaar na vaststelling van het budget tot ingebruikname van de nieuwe werkomgeving. Langer mocht het proces niet duren. Zonder verlies van ambitie en kwaliteit. Dit vraagt om duidelijke en soms gedurfde keuzes.
De gemeente heeft samen met YNNO een ambitieus programma van eisen samengesteld om de hoge ambities en de nieuwe manier van werken te faciliteren. Alkmaar kiest als één van de eerste gemeentes voor een huisvesting zonder vlekkenplan. Medewerkers en managers bepalen helemaal zelf hoe, waar en met wie ze werken, afdelingen hebben niet langer een eigen territorium. En 200 werkplekken voor 600 ambtenaren is bijzonder ambitieus.
Bijzonder in dit proces is het nagenoeg parallel doorlopen van processtappen. Het opstellen van het programma van eisen verliep synchroon met de uitgebreide architectenselectie. Uiteindelijk hebben twee bureaus, tegen vergoeding, een volledig schetsontwerp uitgewerkt waardoor ontwerp en programma elkaar positief konden beïnvloeden. Uiteindelijk heeft de gemeente in mei 2017 gekozen voor Proof of the sum als op basis van haar visie ‘de kracht van magnetisme’. Met de ontwerpopdracht kreeg Proof de verantwoordelijkheid over het volledige ontwerp van bouwkundige aanpassingen en interieurontwerp tot de keuzes en ontwerp van losse inrichting, stoffering, grafische vormgeving en interieurbeplanting.
Ook ontwerp en aanbesteding zijn overlappend georganiseerd. Op basis van een Definitief Ontwerp is de zoektocht naar de meest geschikte uitvoerende partij gestart. Een partij die parallel kan engineeren en bouwen binnen het strakke tijdspad. Met Verwol Integrale Projectinrichting is een intensief proces van synchroon engineeren en uitvoeren doorlopen. Om het project haalbaar te maken is circa gedurende het proces 15% bezuinigd op het initiële inschrijfbedrag. Door het vroegtijdig bij elkaar brengen van ontwerpvisie en uitvoeringskennis is dit gerealiseerd zonder grote concessies op gebied van concept of materialisatie.
En het is gelukt. De medewerkers van de gemeente hebben medio juni 2018 hun nieuwe werkomgeving met plezier in gebruik genomen. Succesvol blijkt uit de eerste reacties. En niet in de laatste plaats doordat de gemeente zelf het hele trainings- en begeleidingstraject voor medewerkers ter hand genomen heeft. Organisatieverandering én huisvesting gaan hand in hand.
Een plek in én voor de stad
Het originele stadskantoor Alkmaar is in 2001 in gebruik genomen. Het gebouw is ontworpen als moderne stadspoort op de rand van de oude vesting en vormt de poort tussen het historische centrum en ‘Overstad’. Het door Bonnema ontworpen langgerekte gebouw kent vijf verdiepingen en vormt een duidelijk herkenningspunt voor de noordelijke invalsweg naar de stad. Op de tweede verdieping bevinden zich alle publieke functies van de gemeente, UWV en Haltewerk. De daarboven gelegen drie verdiepingen bevatten de back-office van de gemeente en vormen het projectgebied voor deze verbouwing.
De uitdaging voor het ontwerp ligt in het aantrekkelijk maken van deze locatie als werkplek voor de 600 ambtenaren van de gemeente. In een tijd van digitalisering, van werken op afstand en van actief zien dichtbij de burger, hebben de medewerkers één aantrekkelijke uitvalsbasis nodig. Een duidelijke plek in de stad die zó aantrekkelijk is dat collega’s elkaar spontaan opzoeken.
Een gebouw met grote potentie
Het stadskantoor van Alkmaar is een markant gebouw. Het baksteenrood volume van 150 meter lang staat hoog boven de stad en begeleidt de bocht van de oude verdedigingslinie naar het Noordhollandsch Kanaal. Een modern poortgebouw met een aantal sterke karakteristieken. Het gebouw heeft een zeer korte en kolomvrije overspanning van 12 meter met een sterk repeterende gevelperforatie. Door de zuivere oost-west-oriëntatie is het ritme van de dag goed voelbaar in het gebouw. De opkomende en ondergaande zon maakt het ritme van de dag goed voelbaar. De twee spitse punten van het lange volume bieden mooie vergezichten en vormen een karakteristieke beëindiging van de plattegronden. Het feit dat het gebouw meerdere gebruikers kent, creëert een bijzondere dynamiek en het tapis roulant vanaf maaiveld naar de publieke loketten biedt een bijna twee minuten durend moment van rust.
Het gebouw bracht ook een aantal aandachtspunten met zich mee waar het ontwerpconcept een antwoord op moest bieden. De lengte van het volume schept afstand tussen de gebruikers. Dit wordt versterkt door het groot aantal toegangen tot het gebouw en de verschillende verdiepingen die als kleilagen voor de organisatie leken te fungeren. Collega’s bleven onopgemerkt en er was geen tot weinig bewustwording van elkaar. Een beperkte plafondhoogte drukt het gevoel van ruimtelijkheid en de kromming van de plattegrond zorgt voor gebroken zichtlijnen waardoor het gebouw altijd gefragmenteerd beleefd wordt. Of is dit laatste een sterkte?
De kracht van magnetisme
Dienstbare gebouwen als een stadskantoor moeten en kúnnen kennisdeling tussen gebruikers versterken. Hierin spelen aspecten als afstand, bewustwording, nabijheid en visuele transparantie een grote rol. Kennis wordt immers slechts gedeeld als de kans geboden wordt én als het vertrouwen tussen de collega’s sterk is. Het gaat om het maken van één plek voor 600 mensen. Maar ook om het maken van een plek voor het individu. Voor privacy en concentratie. Dit spanningsveld vormt de kern van het ontwerpconcept.
Om de kleilagen van het gebouw te doorbreken zijn twee grote nieuwe vides in het gebouw aangebracht waardoor de derde, vierde en vijfde verdieping ruimtelijk en programmatisch sterk met elkaar verbonden worden. Om het gebouw te ‘laden’ en om de ambtenaren op natuurlijke wijze gedurende hun werkdag het volledige gebouw te laten gebruiken, zijn alle gemeenschappelijke functies rondom deze ruimtelijke as geprojecteerd. Eén driedimensionale ruimte voor alle collega’s.
Een werkdag begint op de derde verdieping in het netwerkcafé en service-center. Een vraag over een vergaderruimte of een mobiel apparaat? Een kop thee met een externe relatie? Of een startup-bespreking met een nieuw gevormde projectgroep? Alles kan op deze plek. Zelfs de ruimte met lockers heeft een prominente plek en is vormgegeven als een informele overlegplek.
De grote tribunetrap leidt naar de vierde verdieping waar, rondom de vides, de Alkmaar Academy is ondergebracht. Dit interne opleidingsprogramma beschikt over een ruim scala aan leer- en onderwijsplekken. Dit varieert van een grote instructieruimte tot kleine break-out plekken waar in kleine groepjes gewerkt kan worden aan diverse opgaves. Een kleinere trap in de volgende vide leidt naar het vergadercentrum waar plek gemaakt is voor zowel grote als kleinere groepen. Tot diep in het gebouw worden grote groepen verleidt het volledige gebouw te gebruiken.
De dynamiek en bedrijvigheid rondom de nieuwe vides staat in bewust contrast met de rust en privacy op de daarnaast gelegen werkvloeren. Deze richten zich op de schaal van het individu en kleine teams. Geconcentreerd werken, videoconferencing, agile- en scrum werksessies en kleinere vergaderruimtes bepalen het ritme van deze gebieden.
En uiteindelijk worden gebruikers verleidt om het gebouw ‘tot in de puntjes’ te gebruiken. De markante koppen van het gebouw bieden opnieuw plekken voor samenkomst maar dan op kleinere schaal. De pantry’s met koffie en gekoeld water, lange leesbanken en ruimte voor stand-up-sessies en brainstorms vormen hier het programma. Doorbloeding tot in de laatste vezels van het gebouw.
Door het spelen met de positionering van diverse gedeelde functies en individuele plekken is in het gebouw een interessant magnetisch beeld gecreëerd. Niet alle aandacht op één plek maar strategisch programmeren en zorgvuldig positioneren. Dit leidt tot verwachte en onverwachte ontmoetingen. En dít is de katalysator van innovatie.
Zorgvuldige programmering
Voor de detailinvulling van de plattegronden is een aantal heldere ontwerpprincipes gehanteerd.
Cruciale functies van het stadskantoor zijn centraal in de plattegronden gepositioneerd én zichtbaar gemaakt voor de gehele organisatie. Bij het netwerkcafé op de derde verdieping vindt men ook de servicedesk waar iedereen terecht kan voor vragen op gebied van IT, HR en facilities. Het Klant Contact Centrum van Alkmaar is als cirkelvormig call-center centraal op de vierde verdieping gepositioneerd. Zichtbaar voor iedereen zodat bewustwording over de kwaliteit van de eigen dienstverlening ontstaat.
Verder raakt geen enkel afsluitbare ruimte de buitengevel. Vergaderruimtes ‘liggen’ als losse volumes in de plattegrond. Op deze manier brengen ze de menselijke schaal terug in het gebouw en orkestreren ze de flows in de plattegrond. Door om deze ruimtes heen te lopen wordt subtiel de blik van de gebruiker op de stad gericht. De stad waarvoor men elke dag aan de slag is. Ook dit is bewustwording.
Tot slot zorgt het ontwerp er voor dat er nooit meer dan 16 mensen het gevoel hebben met elkaar één ruimte te delen. Hierdoor ontstaan elke dag opnieuw kleine communities die op dat moment waardevol zijn. En de volgende dag verandert de samenstelling opnieuw.
Minder is sterker
Het ontwerp is gerealiseerd met een beperkt palet aan materialen en kleuren. Door de geringe verdiepingshoogte is daarnaast veel aandacht besteed aan het weglaten van plafonds en het ontwerpen van installaties die in het zicht zijn gelaten.
Een centrale installatiestrook in het midden van de plattegrond vormt de nieuwe technische slagader waarop alle functies aangesloten zijn. Vergaderruimtes met intensieve klimaateisen liggen direct onder deze strook. Langs de gevels liggen de primaire werkplekken en wordt hoogte gezocht door het toepassen van geïntegreerde klimaateilanden. Verlichting, ventilatie, koeling, sprinkler en smartbuilding-sensoren zijn allemaal opgenomen in één modulair eilandconcept. Uniform en eenduidig de kromming van het gebouw volgend. Voor verlichting is aan de gevelzijde gekozen voor een armatuur met hoge lichtopbrengst zonder zich als duidelijke lichtlijn af te tekenen tegen het plafond om zo de lengte-werking van het gebouw niet met repeterende lichtlijnen te benadrukken. In de middenstrook, de punten van het gebouw en de ruimtes rondom de vides is gewerkt met spanningsrails en richtbare spots om een intiem en divers lichtbeeld te kunnen realiseren.
De binnenwanden zijn gesloten parallel aan de gevel en transparant haaks op de gevels. Hierdoor ontstaan lange zichtlijnen doorheen het gebouw. Door in de transparante wanden schuifdeuren op te nemen ontstaan nieuwe looplijnen wanneer deze (vergader)ruimtes niet in gebruik zijn. En dat is, zelfs bij intensief gebruik, toch bijna 30 tot 40 procent van de tijd. Om de plattegronden een nog menselijkere maat te geven zijn op veel plekken translucente beschrijfbare wanden neergezet. Deze pyrasied-wanden scheiden de ruimtes maar vormen ook samenwerk-plekken voor scrum- en agile werkvormen. En stiekem oriënteren ze de blik naar buiten.
Het kleurenpallet is zoals gezegd beperkt. Plafonds, buitengevels en installaties zijn zuiver wit. Binnenwanden, trappen en balustrades zijn zacht grijs. Kozijnen en vast meubilair zijn zwart. Tot slot is accent gezocht in vloeren en losse inrichting. De vloerafwerking in de collectieve zones is zwart linoleum terwijl in meer individuele werkomgevingen gekozen is voor een oud-roze vloerbedekking. De zachte reflectie van deze kleur in de technische installaties aan het plafond zorgt voor een warme gloed. Atypisch voor een kantoor. Met de groene accenten in losse inrichting en beplanting ontstaat ondanks een erg beperkt pallet toch een expressief zacht geheel. Dit wordt aan elkaar geregen door de transparantie van alle haakse binnenwanden.
Hergebruik en lokaal als adagium voor losse inrichting
Bij het ontwerp van de losse inrichting is maximaal ingezet op hergebruik. De primaire werkplekken zijn opgebouwd uit bestaande frames waarop een nieuw werkblad met oplaadvoorzieningen is geplaatst. De oude werkbladen vormen de basis voor de akoestische panelen tussen de werkplekken. Meer dan de helft van de vergadertafels zijn bestaande tafels die opnieuw in kleur gespoten zijn. De stoelen rondom deze tafels zijn een combinatie van hergebruik en nieuw. Wanneer gekozen is voor nieuwe stoelen zijn deze voor meer dan de helft gemaakt van gerecyclede PET-flessen.
Een stadskantoor is van de stad. Werken met lokale partijen werkt daarbij versterkend. Alle gordijnen zijn door een lokale ondernemer geproduceerd en geplaatst. Een lokale kunstenaar heeft een aantal bijzondere (bijzet)tafels ontworpen die een stuk verhaal van de stad vertellen. En zelfs het onderhoud van de beplanting wordt gedaan door inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor de stad en met de stad.
Identiteit: de tweede laag
Een stadskantoor wil zich identificeren met de regio wat zij bedient. Proof is hiervoor op zoek gegaan naar de minder bekende verhalen van de regio. Samen met mode-ontwerpster Anouk van de Sande zijn graphics ontwikkeld die onbekende verhalen vertellen én een nieuwe te ontdekken laag aan het gebouw toevoegen.
De transparante wanden van de vergaderruimtes zijn elk voorzien van een graphic. Bij het openen van de schuifdeur bewegen twee lagen glas over elkaar heen en ontstaat een beweging in het grafisch patroon. Een boot die de polder in vaart. Een polsstokbriefje wat leesbaar wordt. Een klapperende vleugel van Victorie. De graphics roepen vragen op bij de gebruiker. In elk ontwerp zit een spiekbriefje met het verhaal.
De indelingen van scrum-wanden zijn gemaakt met karakteristieke gevel-profielen van een aantal typische Alkmaarse gebouwen. Uiteraard met spiekbriefje.
Tot slot heeft een aantal ‘verweesde’ beelden een nieuwe plek gekregen in het stadskantoor. Te kwetsbaar of gevoelig voor de buitenwereld. Maar als vanzelfsprekend onderdeel van het gebouw klaar voor een volgend verhaal.
Technologisch klaar voor de toekomst
Alkmaar wordt de meest innovatieve 100.000+ gemeente van Nederland. Ook het gebouw is hier technologisch klaar voor. Een slim grid aan sensoren in het plafond regelt nu al de installatie op gebied van CO2, bezetting en aanwezigheid. Maar deze sensoren zullen straks ook informatie terug geven aan elke individuele gebruiker. Waar is mijn collega? Waar is een warmere werkplek in het gebouw? Waar is een minder stille werkplek beschikbaar? En welke ruimte kan ik last-minute boeken om dat interessante idee met een klein groepje verder uit te werken? Alles in één intelligent platform.
Teamprestatie
Proof of the sum heeft dit project niet alleen gedaan. Samen met het kernteam van de gemeente was YNNO verantwoordelijk voor werkplekconcept, programma van eisen en het projectmanagement tot en met aanbesteding. Onder dagelijkse leiding van het projectteam van Alkmaar stond WFO Bouwadvies in voor het constructief ontwerp en HE-adviseurs voor alle installatietechnische ontwerpaspecten. Op gebied van brandveiligheid en akoestiek heeft Nieman Raadgevende Adviseurs haar expertise ingebracht. De aanbesteding van de uitvoerende partijen is in goede banen geleid door ICS adviseurs. Uit dit proces is Verwol Integrale Projectinrichting naar voren gekomen. Samen met Warmtebouw en Gouweloos als voornaamste onderaannemers is het project gerealiseerd. De werkplekinrichting en losse inrichting is gerealiseerd door Gispen en de beplanting is verwezenlijkt door Koninklijke Ginkel Groep. Een teamprestatie dus.