Office Support Coördinator (v/m)

26 maart

Wij zoeken versterking voor onze bureauondersteuning. De functie is veelzijdig en omvat praktische, organisatorische en administratieve taken, met de nadruk op het soepel laten verlopen van het dagelijkse reilen en zeilen van het kantoor.
Facilitaire Taken

Je werkt direct onder het bureaumanagement, maar functioneert ook zelfstandig om zaken op orde te houden.
Je zorgt ervoor dat het kantoor en de algemene ruimtes er netjes en representatief uitzien.
Je regelt de reparatie of vervanging van kantoorbenodigdheden en apparatuur, zoals kapotte lampen.
Je beheert de voorraad kantoorartikelen en doet tijdig de benodigde bestellingen.
Je maakt afspraken met schoonmaak- en onderhoudsdiensten en ziet erop toe dat afspraken nageleefd worden.
Je organiseert (of helpt bij de organisatie van) bureau-uitjes, lunchbijeenkomsten en borrels.

Ondersteuning en Kwaliteitsbeheer

Je houdt IT-problemen bij die op kantoor ontstaan en coördineert met onze externe IT-beheerder om deze op te lossen.
Je houdt een overzicht bij van de softwarelicentiese en hardware en je plant met de externe IT-beheerder en het management de jaarlijkse vervanging en of uitbreiding.
Je bereidt met de directie de jaarlijkse externe kwaliteitsaudit voor en begeleidt deze.
Je voert onder begeleiding wijzigingen door in het kwaliteitssysteem.

Wat verwachten wij?
Dit is nadrukkelijk een deeltijdfunctie, maar we willen graag iemand met een volwassen en verantwoordelijke werkinstelling. Goede beheersing van de Nederlandse taal; kennis van Engels is een pluspunt. Basiskennis van MS Office en gevoel voor nauwkeurigheid en representativiteit. Je bent proactief, zelfstandig en verantwoordelijk en hebt oog voor detail en gastvrijheid.
Wat mag jij verwachten?
Omdat het een deeltijdfunctie is zoeken we iemand die dit combineert met studie, een andere baan, of bijvoorbeeld zorgtaken. Dat vereist wederzijds enige flexibiliteit en die bieden we dan ook. We hebben een hecht team met een diverse mix van leeftijden en achtergronden. We vinden een goede werksfeer heel belangrijk en organiseren daarom ook regelmatig activiteiten buiten werktijd. Daarnaast hebben we aandacht voor ieders welzijn, onder meer door lifestyle coaching en een uitgebreid gezondheidsprogramma.
Wat betreft secundaire arbeidsvoorwaarden volgen we de CAO voor architectenbureaus. Dat betekent 240 verlofuren per jaar op basis van een fulltime aanstelling en een goede pensioenregeling. Ook de beloning is conform de CAO (schaal 1 of 2). Werktijden zijn flexibel af te stemmen (minimaal 12 uur per week).

Trefwoorden

bureaumanagement flexibel office manager communicatief flexibiliteit teamspeler kantoorondersteuning werken naast studie kantoorbeheer representativiteit ms office office management nauwkeurigheid facilitair rotterdam deeltijd part-time proactief voorraadbeheer zelfstandig administratie it-coördinatie organisatie planning architectenbureau verantwoordelijkheid gastvrijheid bijbaan afsprakenbeheer kwaliteitsbeheer parttime management herintreder