Management assistent / directie secretariaat

29 november 2022

Apto Architects is op zoek naar een enthousiaste en slagvaardige management assistent die verbinden in het bloed heeft.

Als architectenbureau willen wij nieuwe generatie plekken creëren met een blijvende positieve impact. Altijd denkend vanuit de verbinding tussen plek en mens. We zien gebouwen als een middel om hoger liggende doeleinden te bereiken. Dit leidt tot plekken waar werken, wonen en recreëren door elkaar heen lopen en waar uitdagende ontwerpen bij horen. Werkend op gebied, gebouw en interieur schaal, omdat we geloven in een integrale benadering tussen onze plekken en zijn omgeving. Omdat we ook graag onze beloften nakomen, zijn we niet alleen aanjagers maar ‘waar-makers’ en gaan we door tot realisatie. Apto bestaat uit 20 teamleden onderverdeeld in een team van strategische conceptdenkers (onderzoekers, DNA uitvinders en uitdragers), een team architectuur (gebouw en gebied) en een team interieur ontwerpers. Werkend aan projecten in het binnen en buitenland.

In deze rol ben je voor het management de spin in het web en hun steun en toeverlaat. Richting het team ben je vertrouwenspersoon en weet je iedereen steeds weer op de juiste manier te raken en te verbinden. Zaken zoals het ontvangen van klanten, team activiteiten en facilitaire zaken. Een ideale combinatie van kantoorwerk en de handjes uit de mouwen steken, waarbij je zelfsturend verantwoordelijk bent voor je eigen planning.

Daarnaast ondersteun je de directie. Deze taken bestaan o.a. uit: strategische keuzes, aansturen van ketenpartners, HR, ICT en overige bedrijfsvoeringzaken.

Wie zoeken wij?

De management assistent die wij zoeken heeft minimaal een HBO opleiding en ervaring in een leidinggevende functie. Je hebt affiniteit met creatieve bedrijven en snap de mentaliteit die nodig is.

Je bent iemand die mee wilt denken en houdt van aanpakken. graag alles tot in de puntjes verzorgt, een sociaal karakter heeft en van nature mensen graag ontlast.

Je bent een belangrijke verbindende spilfunctie in het hart van de organisatie en pakt zaken zelfstandig, gestructureerd en proactief op.

Je bent een echte ondernemers mentaliteit en wilt bijdrage aan de verdere professionalisering van het bedrijf. hierbij weet je jouw eigen plek te vinden in een organisatie die relatief kleinschalig is, maar met veel externe partijen samenwerkt. Je schroomt daarbij niet om taken daar te leggen waar ze horen en communiceert vriendelijk, maar duidelijk. Naast de Nederlandse taal beheers je, gezien de internationale omgeving, ook de Engelse taal goed.

Je vindt het interessant om actief betrokken te zijn en te verdiepen in de activiteiten die wij als bedrijf ondernemen en hebt een growth mindset!

Hoe ziet je takenpakket eruit?

Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de bedrijfsvoering in de breedste zin van het woord. Hierin ben je verantwoordelijk voor de aansturing van het office management waarbij facilitaire zaken, IT en HR onderdeel zijn van het takenpakket.

Taken waar je mee bezig zal houden zijn bijvoorbeeld juridische ondersteuning, het leiden van de MT meeting en stelt beleid op ten aanzien van algemene zaken. Jij houdt het overzicht van alle lopende facilitaire contracten en weet wanneer het nodig is om van strategie te wijzigen.

Wat bieden wij?

De kans je talent in te zetten ons verder te helpen om gave projecten te realiseren met onze ambitieuze organisatie. Een parttime baan (16-32 uur) afhankelijk van de ambities en taken, flexibel in te delen, met een goed salaris, CAO en secundaire arbeidsvoorwaarden die past bij jouw ervaring. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. De werksfeer is informeel, collegiaal en plezierig. Er heerst een bijzonder goed teamgevoel binnen Apto Architects en de personeelsactiviteiten die met enige regelmaat worden georganiseerd dragen hier zeker aan bij!

Sollicitatieprocedure

Als je geïnteresseerd bent in deze functie stuur dan je sollicitatiebrief en cv naar hr@apto.nl – uiterlijk tot en met 1 januari 2022. Voor vragen over deze vacature kan je contact opnemen met Rosa Duijfjes via hr@apto.nl

Acquisitie met betrekking tot deze vacature wordt niet op prijs gesteld.