Executive assistent / office manager

29 november 2022
Apto Architects is op zoek naar een enthousiaste en slagvaardige office manager.

Als architectenbureau willen wij nieuwe generatie plekken creëren met een blijvende positieve impact. Altijd denkend vanuit de verbinding tussen plek en mens. We zien gebouwen als een middel om hoger liggende doeleinden te bereiken. Dit leidt tot plekken waar werken, wonen en recreëren door elkaar heen lopen en waar uitdagende ontwerpen bij horen. Werkend op gebied, gebouw en interieur schaal, omdat we geloven in een integrale benadering tussen de onze plekken en zijn omgeving. Omdat we ook graag onze beloften nakomen, zijn we niet alleen aanjagers maar ‘waar-makers’ en gaan we door tot realisatie. Apto bestaat uit 20 teamleden onderverdeeld in een team van strategische conceptdenkers (onderzoekers, DNA uitvinders en uitdragers), een team architectuur (gebouw en gebied) en een team interieur ontwerpers. Werkend aan projecten in het binnen en buitenland.

Als onderdeel van een creatief team ben je verantwoordelijk voor de front office en ondersteun je in de administratie. Ook regel je intern zaken zoals het ontvangen van klanten, team activiteiten en facilitaire zaken. Een ideale combinatie van kantoorwerk en de handjes uit de mouwen steken, waarbij je zelfsturend verantwoordelijk bent voor je eigen planning.

Daarnaast ondersteun je de directie. Deze taken bestaan o.a. uit: agendabeheer, opstellen e-mails/brieven, vergaderingen voorbereiden, notuleren, bijhouden van social media, ondersteuning in (project)administratie en personeelszaken.

Wie zoeken wij?

De Office Manager die wij zoeken heeft minimaal een MBO niveau en heeft al enkele jaren relevante werk ervaring en/of kennis. Je kan ook een starter zijn met voldoende relevante werkervaring tijdens je studie. Je bent iemand die creatief is, graag alles tot in de puntjes verzorgt, een sociaal karakter heeft en van nature mensen graag ontlast.

In de rol als Office Manager zul je de schakel zijn tussen de directie, het personeel en de klanten. Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en schrift, je bent punctueel en accuraat, je weet prioriteiten te stellen en je bent minimaal 20 uur per week beschikbaar.

Hoe ziet je takenpakket eruit?

Als office manager ben je ook de hostess van het kantoor, het visitekaartje, het eerste aanspreekpunt. Door de dag heen staan er diverse afspraken voor de deur, die jij een warm ontvangst biedt. Je bent ook dagelijks verantwoordelijk voor een schoon en opgeruimd kantoor, je zorgt ervoor dat alle voorraden op orde zijn en dat de boodschappen op tijd besteld en bezorgd worden. Ook pak je taken op waarvan je ziet dat die lang ‘op de plank liggen’ en weet dat je je collega’s kan ontlasten in het proces.

Je zult samen met een extern administratie kantoor ook aan allerlei administratief-ondersteunende taken werken, zoals de medewerkers-administratie beheren; van ziekte tot arbeidscontracten en van verjaardagen tot vakanties. Ook ben je verantwoordelijk voor het verwerken en inplannen van afspraken/vergadering, sollicitaties en de on-boarding van nieuwe medewerkers. Daarnaast zul je buitenlandse dienstreizen voor de directie/collega’s (reserveren tickets, hotel en aanvraag visa) organiseren.

Naast deze taken kan je functie worden uitgebreid met diverse taken zoals het organiseren van feestjes en uitjes, hulp bij de financiële administratie en marketing. Je kan bijvoorbeeld onze social-media helpen een boost te geven en teksten en content creëren voor onze LinkedIn pagina. Een heel afwisselend takenpakket dus, dat je deels zelf en deels met het team samenstelt.

Wat bieden wij?

De kans je talent in te zetten ons verder te helpen om gave projecten te realiseren me onze ambitieuze organisatie. Een parttime baan (16-32 uur) afhankelijk van de ambities en taken, flexibel in te delen, met een goed salaris, CAO en secundaire arbeidsvoorwaarden die past bij jouw ervaring. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. De werksfeer is informeel, collegiaal en plezierig. Er heerst een bijzonder goed teamgevoel binnen Apto Architects en de personeelsactiviteiten die met enige regelmaat worden georganiseerd dragen hier zeker aan bij!

Sollicitatieprocedure

Als je geïnteresseerd bent in deze functie stuur dan je sollicitatiebrief en cv naar hr@apto.nl  – uiterlijk tot en met 1 januari 2022. Voor vragen over deze vacature kan je contact opnemen met Rosa via hr@apto.nl 

Acquisitie met betrekking tot deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Trefwoorden

hands-on organiseren
KUBUS | Specialist in BIM-software
SAPA
Reynaers Aluminium Nederland
Jansen
SAB-profiel bv
Aliplast Aluminium Systems
Mosa.
Hagemeister GmbH & Co. KG
ALUCOBOND®
Tarkett BV
Wicona
Kawneer
Grohe Nederland B.V.
Malaysian Timber Council
OCS | Office Cabling Systems
Forster
VELUX Commercial
Sempergreen
EeStairs | Design trappen - Balustrade - Ontwerp en constructie
Aluprof Nederland BV
Intal BV
Cosentino The Netherlands B.V.
QbiQ Wall Systems
Forbo Flooring
Schüco International KG
AGC Nederland Holding B.V.
Cedral
Sto Isoned bv
Triflex bv
Gorter Luiken BV
Foreco Houtproducten
Wienerberger B.V.
Knauf Insulation
Zoontjens
DUCO Ventilation & Sun Control
IsoBouw Systems bv
YVI Application Family
Mview+
Rockfon (ROCKWOOL B.V.)
Gira Nederland B.V.
GEZE Benelux  B.V.
Renson
Metaglas Groep
ABB | Busch-Jaeger
VELUX Nederland B.V.
Jung | Hateha B.V.
Knauf Ceiling Solutions B.V.
Mobilane
Saint-Gobain Building Glass Benelux
objectflor
Boon Edam Nederland B.V.
Forbo Eurocol Nederland B.V.
EQUITONE gevelpanelen
Plastica Groep
Holonite B.V.
ISMT B.V.
FALK® Bouwsystemen
Serge Ferrari
Alsecco
Tata Steel Colorcoat®
Annuleren
OK
Sluiten
Doorgaan
Inloggen
Maak een gratis persoonlijk account aan