KAW: drie vestigingen, één communicatiesysteem

23 februari 2016, 15:03
Advertorial
Architectenbureau KAW heeft vestigingen in Groningen, Rotterdam en Eindhoven. Daar bovenop werkt een aantal medewerkers veel bij klanten. Met Microsoft Office 365, aangevuld met kennisdelingsplatforms Yammer en SharePoint, kan iedereen binnen KAW altijd en overal bij alle bestanden en wordt de kennis binnen het bureau steeds beter ontsloten.

"Toen we op een bepaald moment de ondersteuning van onze ICT extern plaatsten, ontstond er binnen het bureau een vacuüm waarin medewerkers meer en meer eigen werkwijzen ontwikkelden, ook digitaal. Die ondernemende geest is goed, maar op het vlak van gegevensuitwisseling niet ideaal", begint stedenbouwkundige Wout Smits van KAW. Vanuit zijn interesse in de kennisdeling binnen het bureau, heeft Smits de afgelopen jaren de verschillende systemen die het bureau gebruikt gestroomlijnd en nieuwe kennisdelingsplatforms ingericht.

Bij KAW werken zo'n 70 mensen, verdeeld over kantoren in Groningen, Rotterdam en Eindhoven. Vanwege zijn brede expertise heeft KAW bovendien mensen van "een divers pluimage" in dienst. Zo werken bij KAW bijvoorbeeld veel adviseurs die veel bij klanten zitten. Ook reizen de architecten en stedenbouwkundigen continu heel Nederland door voor hun projecten, terwijl veel van de productie ook nog op de vestigingen wordt gerealiseerd.

Juist vanwege het feit dat KAW meerdere vestigingen heeft, bestaat er binnen het bureau een grote behoefte om via ICT-systemen wel met elkaar samen te werken, denkt Smits. De basis van die systemen wordt gevormd door Microsoft Office 365, met de bekende programma's als Outlook, Word, Office, PowerPoint die zowel lokaal als in de cloud altijd en overal beschikbaar zijn.

"Bij ons is het al een aantal jaar ons beleid dat iedereen overal moet kunnen werken en daarbij altijd bij alle bestanden moet kunnen", licht Smits toe. De meeste werknemers van KAW hebben daarvoor een smartphone en laptop van de zaak. De voordelen hiervan zijn volgens Smits evident. Zo heeft bijvoorbeeld de algemeen directeur van het bureau, architect Reimar von Meding, altijd de beschikking over de nieuwste versie van een presentatie die hij moet geven.

Instrumenten voor kennisdeling binnen bureau
"Wanneer je een bureau hebt met twintig man die in een grote ruimte bij elkaar werken, dan ontstaat er automatisch kennisdeling", analyseert Smits. "Maar bij een veel groter bureau met meerdere vestigingen is dat toch een uitdaging." Het archiveren van alle kennis is volgens hem ook lastig. KAW heeft daarom ingezet op een doorlopende kennisuitwisseling en op het doorzoekbaar maken van bestanden.

Voor de doorlopende kennisuitwisseling maakt KAW gebruik van Yammer van Microsoft. "Een mix van Whatsapp en Facebook voor binnen bedrijven", zo omschrijft Smits het. Op Yammer heeft het bureau verschillende groepen aangemaakt, rond projecten en thema's. "We gebruiken het onder meer voor de onderlinge afstemming binnen projecten, voor korte berichten, om de e-mail te ontlasten", vertelt Smits. "Maar er zijn ook groepen rond bijvoorbeeld de zorg, om elkaar op dat vlak op de hoogte te houden."

"Het inrichten en opstarten van dergelijke systemen kost veel energie, en bij de implementatie ervan zie je dat sommigen voorop lopen en anderen erachteraan komen", vertelt Smits. Dat Yammer, net als Office 365, ook apps voor smartphones heeft vindt Smits heel handig. Net als het feit dat alle groepen uitstekend doorzoekbaar zijn. Inmiddels gaat het snel: "Na een half jaar zitten we nu op een paar honderd posts per week."

Voor het eenvoudig kunnen vinden en op locatie bewerkbaar maken van projectbestanden – bijvoorbeeld bij een opdrachtgever op kantoor – maakt KAW daarnaast gebruik van Microsoft SharePoint. "Een slimme bibliotheek van bestanden", in de woorden van Smits. Een adviseur heeft hun geholpen om die doorzoekbare databases en projectomgevingen – waarin Yammer geïntegreerd is – te bouwen. Naar wens kan dit ook gedeeld worden met externen. "Doordat je minder hoeft te zoeken naar bestanden en altijd de laatste versie hebt, behaal je een grote tijdswinst."

Al deze systemen bij elkaar hebben er volgens Smits voor gezorgd dat er binnen KAW een groter inhoudelijk bewustzijn is ontstaan. "Je weet nu veel meer over de projecten waar andere vestigingen aan werken en waar zich bepaalde kennis binnen het bedrijf bevindt. Zo hoef je nooit meer het wiel opnieuw uit te vinden." Samen zorgen de systemen ervoor dat KAW, ondanks zijn meerdere vestigingen, echt als één bureau functioneert.

Webinar rond werken in de cloud
Op donderdagochtend 24 maart 2016, van 10:00u tot 11:00u, organiseert Architectenweb samen met Microsoft voor architectenbureaus een webinar rond werken in de cloud. Tijdens dit webinar zal Wout Smits de visie van KAW nader toelichten en kan van gedachten gewisseld worden over alles wat met werken in de cloud te maken heeft: van de voordelen tot de implementatie.

Ben je met jouw bureau nieuwsgierig naar de mogelijkheden die werken in de cloud biedt? Meld je dan nu aan voor het webinar dat we hierover organiseren.

Aanmelden webinar ‘Altijd en overal efficiënt online (samen)werken’

Andere nieuwsberichten

Architecten tonen visie op Amsterdam in 2050

2 uur geleden

Bouw nieuwe verblijfsaccommodatie voor Scoutinglandgoed gestart

3 uur geleden

Nominaties 'Interieur van het Jaar 2020' bekend

Vandaag, 12:00

Barcode Architects ontwerpt nieuw kantoor SDK en Stam + De Koning

Vandaag, 11:35

RIBA Royal Gold Medal 2021 voor David Adjaye

1 uur geleden

'Laag grondwaterpeil bedreigt fundering van miljoen huizen'

3 uur geleden

Politieke partijen pleiten voor snellere woningbouw

Vandaag, 09:58

Provincie Groningen wil verder met waterstoftrein

Vandaag, 09:24

Genomineerden Arie Keppler Prijs 2020 bekend

Gisteren, 14:00

'Halvering verhuurderheffing levert economische groei op'

Gisteren, 09:36
Reynaers B.V.
Jansenbyods
Hagemeister GmbH & Co. KG
ALUCOBOND®
Tarkett BV
Wicona
Kawneer
Pittsburgh Corning Nederland B.V. (FOAMGLAS)
OCS | Office Cabling Systems
Forster
Balink Glas & Aluminium BV
Sempergreen
Aluprof Nederland BV
Intal BV
QbiQ Wall Systems
Forbo Flooring
iGuzzini
AGC Nederland Holding B.V.
Cedral
Sto Isoned bv
Triflex bv
Gorter Luiken B.V.
Foreco Dalfsen
Wienerberger B.V.
AluK Aluminium b.v.
Zoontjens
Duco Ventilation & Sun Control
IsoBouw Systems bv
ROCKWOOL B.V.
Master Builders Solutions Nederland B.V.
Van Bruchem Staircases
Rockfon (ROCKWOOL B.V.)
Gira Nederlands B.V.
Rockpanel
GEZE Benelux  B.V.
Renson
Metaglas
VELUX Nederland B.V.
Jung | Hateha B.V.
Saint-Gobain Building Glass Benelux
objectflor
Boon Edam Nederland B.V.
Forbo Eurocol Nederland B.V.
EQUITONE gevelpanelen
Plastica Groep
Holonite B.V.
OWA Benelux BV
FALK Bouwsystemen
Serge Ferrari
Alsecco
Tata Steel's Colorcoat®
Mobelli Soft Seating- True Design
Annuleren
OK
Sluiten
Doorgaan
Inloggen
Maak een gratis persoonlijk account aan